Plus de 200 entreprises accompagnées depuis 2017 · Label ExpertCyber depuis 2020

Immobilier : sécuriser vos agences et vos données de locataires et de copropriétaires

Vous gérez des baux, des copropriétés, des mandats, des dossiers de locataires. Vous êtes soumis à la loi Hoguet, au RGPD et à TRACFIN, avec des équipes réparties en agences et des outils métier qui doivent tenir tous les jours ouvrables. Nous sécurisons votre informatique de la vitrine au serveur, et nous mettons en conformité les données personnelles que vous manipulez à chaque signature.

Quatre réalités qui changent la façon de traiter votre informatique.

Votre métier ne se gère pas comme un autre

RGPD gestion locative
Loi Hoguet
TRACFIN
Multi-agences
Sous-traitance

Vous collectez des dossiers entiers de vie privée

Bulletins de salaire, avis d’imposition, pièces d’identité, historiques bancaires. La CNIL a publié un référentiel sur la gestion locative qui encadre précisément ce que vous pouvez demander, garder et pendant combien de temps.

Vous êtes réglementés au-delà du RGPD

Loi Hoguet et carte professionnelle, obligations TRACFIN de lutte contre le blanchiment, obligations comptables de l’administration de biens. Chaque texte impose ses traces, ses conservations et ses contrôles.

Votre organisation est distribuée

Un siège, plusieurs agences, parfois des négociateurs indépendants rattachés à votre carte. Le SI qui les relie porte votre logiciel métier, votre téléphonie, votre visio et vos échanges avec les notaires. Chaque agence est une porte d’entrée.

Vos sous-traitants sont partout dans la chaîne

Diagnostiqueurs, syndics, notaires, courtiers, plateformes d’annonces. Chacun est un responsable de traitement ou un sous-traitant au sens du RGPD, et chaque contrat vous engage. C’est souvent là que les auditeurs de la CNIL commencent.

Ce qui arrive, concrètement, chez les professionnels de l’immobilier

Le rançongiciel entre par les portes les plus banales : un poste d’agence jamais mis à jour, un accès distant ouvert pour un prestataire, une pièce jointe reçue au nom d’un locataire. Une fois dans le réseau, il chiffre les serveurs métier, gèle la comptabilité de copropriété, coupe les états des lieux dématérialisés et immobilise plusieurs jours l’activité au moment où les signatures s’enchaînent.

La deuxième réalité est celle des dossiers locataires. Une agence collecte, souvent en pièce jointe d’un mail ou d’un formulaire, des documents extrêmement sensibles. La CNIL a écrit précisément ce que vous pouvez et ne pouvez pas demander, ce que vous devez conserver et combien de temps. Les mises en demeure les plus courantes portent sur les pièces excessives (carte vitale, chèque de « bonne foi », attestation de l’employeur) et sur des durées de conservation qui dépassent les délais autorisés.

Vient ensuite la question de la sous-traitance. Vos diagnostiqueurs, votre outil de signature électronique, votre plateforme d’annonces, votre solution de visite virtuelle : chacun manipule des données pour votre compte. Beaucoup de professionnels découvrent à l’occasion d’un contrôle qu’aucun article 28 ne figure au contrat, que l’hébergement n’est pas là où on le croyait, ou que la clause de suppression en fin de mandat n’a jamais été écrite.

Enfin, la fraude a évolué. La fraude à la caution locative, la fraude au faux propriétaire, la fraude au faux notaire par courriel se professionnalisent. Les documents falsifiés sont convaincants, les scénarios sont travaillés, et le rythme de signature ne laisse pas beaucoup de temps pour vérifier. Ce n’est plus seulement une question de vigilance humaine, c’est une question de procédure et d’outils.

Deux dispositifs réglementaires et une pression assurantielle se télescopent sur 2026 et 2027.

Le calendrier qui vous concerne

Facturation électronique, 1er septembre 2026 puis 2027

Réception dématérialisée obligatoire pour toutes les entreprises

Dès septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir leurs factures dématérialisées via une plateforme partenaire. L’émission suivra selon la taille. Les administrateurs de biens, syndics et agences émettent chaque mois des dizaines de factures : le sujet est autant technique que contractuel.

CNIL, gestion locative, thématique reconduite

Le référentiel CNIL est une base de contrôle explicite

Les campagnes de mises en demeure ciblent les pièces excessives, les durées de conservation et l’information des locataires. Le référentiel est publié et opposable.

TRACFIN, obligations renforcées

Les professionnels de l’immobilier sont contrôlés par la DGCCRF

Seuils, déclarations de soupçon et formation des collaborateurs sont vérifiés. Les manquements se paient en sanctions administratives et en atteinte réputationnelle.

Assurances cyber, exigences durcies

Les assureurs exigent des preuves techniques concrètes

Depuis 2024, les assureurs demandent authentification forte, sauvegardes testées et plan de reprise pour couvrir un risque cyber. Sans ces preuves, la prime explose ou l’assurance est refusée.

Quatre expertises mobilisées ensemble, selon votre priorité du moment.

Ce que nous mettons en place chez les professionnels de l’immobilier

Cybersécurité
Infogérance multi-agences
RGPD gestion locative
Dématérialisation

Sécuriser vos données et vos accès

Un RSSI à temps partagé qui durcit les postes en agence, cadre l’authentification forte, prépare vos preuves pour l’assureur cyber, et pilote la protection contre le rançongiciel et la fraude par courriel.

Faire tenir l’informatique de vos agences

Infogérance et supervision multi-sites, sauvegardes vérifiées, procédures de reprise testées. Support à distance illimité au forfait et interventions sur site planifiées, avec la BU IT Services de onze personnes.

Mettre vos dossiers en conformité

Un DPO externe qui aligne votre pratique sur le référentiel CNIL gestion locative, cadre la sous-traitance (diagnostiqueurs, plateformes, éditeurs), écrit vos durées de conservation et vos informations locataires et copropriétaires.

Faire évoluer votre outillage

Pilotage de projet, ERP et briques d’intelligence artificielle pour fluidifier votre gestion locative, la signature électronique, le tri de dossiers et la relation copropriétaire. Nous cadrons le périmètre et la reprise de données avant de déployer.

Des chiffres constatés sur l’ensemble de nos clients, pas des promesses.

Ce que nous savons tenir

Plus de 200

entreprises accompagnées depuis 2017, tous secteurs confondus

4 033

tickets traités en 2025 par notre centre de services

81 %

des utilisateurs ayant répondu attribuent la note maximale à chaque clôture de ticket

Depuis 2020

Extern IT, société du Groupe, détient le label ExpertCyber (Cybermalveillance.gouv.fr)

Le Groupe EXTERN

Quatre expertises, un seul interlocuteur

Cybersécurité, informatique du quotidien, conformité RGPD et transformation numérique : nos quatre métiers travaillent ensemble sur votre compte. Vous ne coordonnez pas quatre prestataires, vous avez un partenaire qui comprend l’immobilier. Neuf de nos clients sur dix sont dans les Hauts-de-France, les autres à Paris, Lyon, Nantes et Perpignan, suivis à distance avec des déplacements planifiés sur site.

Conformité RGPD Découvrir l'expertise
Cybersécurité Découvrir l'expertise
Gestion de votre informatique Découvrir l'expertise
Intelligence Artificielle Découvrir l'expertise
Auditer mon infrastructure Découvrir l'expertise

Vos questions

Immobilier : ce que les dirigeants nous demandent

Quels documents avons-nous vraiment le droit de demander à un candidat locataire ?

La liste est fixée par un décret, complétée par le référentiel CNIL sur la gestion locative. Certaines pièces couramment demandées sont interdites, d’autres doivent être détruites après la décision de location. Nous auditons vos formulaires et vos procédures et vous alignons sur le référentiel.

Combien de temps devons-nous conserver un dossier locataire ou un dossier de copropriété ?

Les durées dépendent du fondement juridique et de l’obligation qui suit (bail en cours, contentieux possible, obligation comptable). Notre DPO externe écrit vos durées de conservation par nature de dossier et met en place l’archivage et la purge.

Nos diagnostiqueurs et notre plateforme d’annonces sont-ils sous-traitants au sens du RGPD ?

Oui, dès qu’ils traitent des données personnelles pour votre compte. Il faut un article 28 dans chaque contrat, avec les mesures techniques et l’hébergement précisés. Nous auditons vos contrats et sécurisons ce que la CNIL vérifie en premier.

Notre logiciel métier est-il une porte d’entrée pour une cyberattaque ?

Souvent, oui, quand les accès sont partagés, que l’authentification est faible ou que les sauvegardes ne sont pas testées. Nous durcissons l’accès et vérifions la restauration, avec l’éditeur si nécessaire.

Comment répondre au questionnaire d’un assureur cyber ?

Les assureurs demandent aujourd’hui des preuves concrètes (authentification forte généralisée, sauvegardes testées, plan de reprise, sensibilisation des équipes). Nous préparons vos réponses et le plan d’action derrière, ce qui fait basculer la décision et le tarif.

Intervenez-vous sur plusieurs agences ?

Oui, l’infogérance multi-sites est notre quotidien : support à distance illimité au forfait, interventions sur site selon le niveau de service, supervision réseau et sauvegardes centralisées.

La facturation électronique de 2026, à quoi devons-nous nous préparer ?

À recevoir toutes vos factures via une plateforme partenaire dès le 1er septembre 2026, puis à les émettre selon votre taille. Cela impacte votre logiciel métier, votre relation copropriétaire et vos éditeurs. Nous cadrons le sujet avec vous.